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PPT高手都是如何制作PPT的?

作者:xuexishu 时间:2022年08月11日 阅读:55 评论:0

你是不是做 PPT 的时候不知道从哪儿开始?是否总是会花费大量时间而做出来效果不佳,导致反复修改?是不是手忙脚乱,工作体验极差?

有没有方法可以避免这些问题?答案就是形成一个 PPT 工作流。

※ 什么是工作流?

参见维基百科:工作流(Workflow),是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括和描述。

其实通俗地讲工作流就是一个工作流程。

一个由计算机软件系统控制的程序的执行就是一个工作流,PS 中的动作也可以视为工作流,企业部门的请假、报销等工作也会有工作流。

※ 为什么形成工作流?

好的工作流,不仅可以提高工作效率,充分利用协调各个资源,还能减少错误和延误。

建立运用正确的工作流可以使你的 PPT 像产品一样被高效「批量生产」出来。

这篇文章就来讲一讲 PPT 高手的工作流是怎样的?

第一部分 软件设置

PPT 高手的软件设置和普通人之间是不一样的。虽然每个人会有一些个人偏好,但有一些设置是具有共性的。设置好软件对于后续工作的进行有极大地帮助。

① 自定义快捷工具栏

在 PowerPoint 中,快捷工具栏可以进行自定义。默认的快捷命令只有保存、撤销几个图标,而高手的快捷工具栏会有一排小图标,如下图:

在「高手的工具栏」中,按照图标顺序依次增加了以下工具:

  • 左对齐、居中对齐、右对齐
  • 上对齐、中部对齐、下对齐
  • 合并形状(布尔运算)
  • 横向分布、纵向分布
  • 插入文本框、插入形状

这个快捷工具栏有什么好处呢?好处可以说是非常多了,我们可以一键对齐文本框、一键调整图层顺序、一键进行布尔运算……下面这个动图是使用对齐和分布工具快速调整形状布局的示例:

这么好用的快捷工具栏,如何设置呢?

很简单。在「保存」图标附近右键单击,然后在下拉菜单中选择「自定义快捷工具栏」,会出现如下界面,接下来选择需要添加的工具往右侧添加即可(命令是按照名称拼音排序的):

掌握这个骚操作后可以按照自己的一些习惯对工具进行增减,原则是让以前需要鼠标在界面不同地方点好几下才能找到的常用工具(比如布尔运算)一步到位。

② 设置自动保存

在做 PPT 的时候,难免出现忘记保存或者电脑罢工的状况。为了避免工作白白浪费,设置自动保存是很有必要的。

设置操作为:文件 > 选项 > 保存。除了改自动保存的时间(不建议太短,三五分钟比较 OK),还可以更改自动保存的文件位置。

③ 增加撤销次数

做 PPT 很难总是一次性做到完美,有时候稍微疏忽,就要撤销,甚至全部撤销重来。

但是 PowerPoint 的默认撤销次数是 20,这个时候手动增加撤销上限,就可以解决没撤销几下就撤销不动的问题了。

设置方法和自动保存类似:文件 > 选项 > 高级,然后更改次数到 50-100 次。

关于撤销还有另一个小技巧是:点击快捷工具栏撤销图标右侧的小三角会出现操作记录,下拉可以一次性撤销很多步,不需要不停地按 Ctrl + Z。

④ 更改画布的大小

为了达到更好的演示效果,画布的大小要考虑屏幕分辨率的大小,如果是适应桌面显示设备,一般我们将其宽高比设置为 16 : 9。

在 PowerPoint 中,画布的度量单位是厘米。建议采用 48cm × 27cm 大小画布,这两个数都比较利于计算。什么意思呢?

比如我们一张 PPT 上想要讲三点内容,这三点内容横向排列,每一点内容都有一小段文字和一个小标题,这个时候,我们会直观反应过来,除去间隙后分给每一栏的宽度大概就是 14cm 多一点。

如果觉得 48cm 宽的画布导出的图片尺寸还不够大,可以再增加到 64cm × 36cm。

画布尺寸不建议过大,画布尺寸越大意味着分辨率更大的图片、更大的计算量、占用更大的内存,笔记本容易出现运行卡顿问题。

⑤ 编辑幻灯片母版

幻灯片母版在事企业单位用得较多,设计师用得较少。在幻灯片母版加 Logo,自定义页码能使整个文稿保持一致的 Logo 和页码格式,一步到位,非常方便。

页面比较少的 PPT,也可以先预留一个 Logo 和页码位置,等 PPT 都完成之后,选择一页确定好这两个元素,然后在不同页面上复制粘贴一个也是可以的。

⑥ 使用好快捷键及其组合

软件用得好的高手,你甚至都看不出来他干了些啥,只知道屏幕上的东西在快速变换格式,感觉很神奇,只留下一脸懵逼的你在一旁啧啧称赞!

其中的秘诀就在于使用好快捷键。灵活的使用快捷键,能大幅度提高效率而且保证很好的精度和准确度。下面是制作 PPT 时一些常用的快捷键:

  • Ctrl + S:保存
  • Ctrl + Shift + S:另存为
  • Ctrl + A:全选
  • Ctrl + D:复制粘贴
  • Ctrl + G:组合元素
  • Ctrl + Shift + G:取消组合
  • F4:重复上一步操作
  • Ctrl + Z:后退一步
  • Ctrl + Y:前进一步
  • Ctrl + 】 增大字号
  • Ctrl +【 缩小字号
  • Shift + 鼠标拉伸:等比例缩放
  • Shift + 鼠标拖动:水平或垂直移动
  • Ctrl + 鼠标拉伸:按中心缩放
  • Ctrl + 鼠标拖动:复制一份
  • Ctrl + 方向键:距离微调
  • Ctrl + 鼠标滚轮:缩放编辑区

值得注意的一点是快捷键(热键)冲突。快捷键可能被多个软件占用,经常遇到占用的是微信和搜狗输入法。

以搜狗输入法为例,建议直接在输入法的属性设置里取消快捷键,微信的快捷键可以在设置中修改成另一个组合。

⑦ 文件管理与文件保存

关于文件管理与命名,之前的文章《精英都在用的文件命名管理法》已经说得比较清楚了,也举到了 PPT 制作的例子。

制作 PPT 的时候,建议文件多保存几个版本,避免一个文件从头做到尾,不要心疼硬盘空间。

另外,制作过程的页面不要轻易删除,可以先复制一份拽到最后面隐藏起来,有时候会发现还是之前的那个好,但是一旦删除就后悔莫及了,多保存几个文件版本与之同理。

第二部分 设计与制作

① 金字塔结构

PPT 是用于沟通的,要完成信息从一方传递到另一方的任务,不能高效准确传达自己想法的 PPT 不是好 PPT。

和写作一样,PPT 的整体框架和逻辑是至关重要的。最常见的逻辑框架就是金字塔结构。金字塔原理风靡全球这么多年不是没有道理的,超级好用。

所谓金字塔结构,其实和我们写高考作文非常类似。开门见山抛出中心论点,然后分三个分论点进行论证,在三个分论点中优又会有举例论证、对比论证等等方式。

写作、演说、思考、制作 PPT……很多事情都可以与金字塔结构建立起联系。金字塔架构可分为两种,一种是正金字塔,另一种是倒金字塔。

正金字塔结构是先总后分——在开头表达主要观点,然后分点向下铺陈展开,这种形式沟通上更为高效,因此在 PPT 和演说中也用得最多。

李开复在演讲《如何成为一个优秀的演讲者?》的 PPT 中,使用了大量的正金字塔结构,配合其演讲,整个逻辑清晰明了,让听者易于接受。

不过这个 PPT 已经很多年前的设计,放在今天来看显得有些简陋,有许多可以重新设计的地方,见下图:

② 话题与设计关键词确认

在开始制作第一张 PPT 之前,有几个需要整体把控的要点。首先要确认 PPT 的话题与设计关键词。

什么是 PPT 的设计关键词呢?比如苹果的发布会的关键词是简约直观;一些概念黑科技产品要强调炫酷、有科技感;还有一些比较文艺的话题需要优雅感性。

用一两个词去形容这个 PPT 想要传达的感觉,就是设计关键词,设计关键词与演示的话题息息相关。

有了关键词之后,设计元素、设计样式都要围绕这一两个关键词展开,不要跑偏。可以通过找几张契合的图像、和设计作品来强化大脑中这一认识。

比如下面是我在 Behance 搜索「Gentle」找到的一些设计作品的拼图,其配色、字体选用、版式都有很多借鉴意义。

③ 字体、色彩确认

确认好设计主题和关键词。我们就可以大致反应出要用什么字体和颜色了。

字体选择:比较现代、商业、互联网、科技一点的话题,可以用简约的无衬线字体,比如苹方、Montserrat;比较文艺一点的古典的一些话题可以在大标题中用一些衬线字体,比如造字工房尚雅、俊雅等。

确认色彩的几种途径:

  1. 直接用色卡
  2. 限定颜色:企业、品牌色彩
  3. 设计作品取色
  4. 自己根据色彩理论配色(要求太高)

④ 文本层级样式确认

在制作第一张 PPT 的时候,就要考虑文本的层级区分。

一个清晰的文本层级关系能让整个 PPT 的视觉架构非常清楚。既有助于信息从演说者传达到观众,也有助于观众进行记忆。

以李开复在演讲使用的一页 PPT 为例。他在解释演讲技能是什么的时候,使用了下面这样一页 PPT(已修改优化)。

这里就有明显的文本层级关系,分别是大标题、小标题和解释文本。这一层级关系可以继续沿用到后面的 PPT 页面中,如下:

大标题、小标题和说明文本这三个文本层级在 PPT 中的运用是非常常见的。

制作演示文稿之前可以对这三级文本进行样式的定义,并将常用文本框设置为默认格式。(同理可以将常用的形状样式设置为默认形状格式)

也可以将三级文本框单独放在一张 PPT 上,灵活使用复制粘贴和使用格式刷快速更改文本框的样式。

⑤ 相同页面同步处理

PPT 做多了其实会发现很多常用版式结构是很类似的。同一个 PPT 里经常出现相同的处理,比如类似的转折页,类似的图表页……

这个时候,可以跨越顺序,将相同形式的页面同步处理。这也是能提高一点效率的不错的方法。

结束语

好的工作流程是能让工作事半功倍的,从一个 PPT 的构思、设计与制作到产品的开发、设计与生产都是如此。希望大家都能在自己的工作领域建立起近乎完美的工作流。

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